Een documentenarchief hosten met Paperless-ngx

Paperless-ngx maakt van je stapel brieven, facturen en pdf's een doorzoekbaar archief. Je uploadt een document, Paperless leest de tekst erop (OCR), en later vind je het door te zoeken of via een tag. Deze handleiding laat zien hoe je het bestelt in het paneel, voor het eerst inlogt, documenten uploadt en ordent, de taal van de tekstherkenning, de mobiele apps en wat je moet weten over back-ups en je eigen domein.

Wat je krijgt

Het paneel zet Paperless-ngx op met een eigen database en opslag voor je documenten, geeft het een adres met HTTPS en maakt een adminaccount voor je aan. Je hoeft geen installer door te klikken.

1. De app bestellen

1. Log in op het paneel, open Apps in de zijbalk en klik op App aanmaken.
2. Kies onder Template voor Paperless-ngx. Je vindt het onder Self-hosted apps.
3. Kies onder Pakket een pakket en stel de resources in met de sliders. Paperless heeft geheugen nodig bij het lezen van documenten, kies dus niet de kleinste instelling als je grote bestanden scant.
4. Vul onder Details de Weergavenaam in. Zie je een veld Versie, laat het dan op Laatste (aanbevolen) staan.
5. Vink de bevestiging aan, klik op App deployen en betaal.

Paperless-ngx zet zichzelf op bij de eerste start. Laadt de pagina niet meteen nadat de status Actief toont, wacht dan even en probeer het opnieuw.

2. Voor het eerst inloggen

1. Zoek op de app-pagina de kaart Admin-login en klik op Tonen. Daar staan de Gebruikersnaam (admin) en het Wachtwoord van het adminaccount dat het paneel heeft aangemaakt.
2. Wacht in de kaart Toegang tot er HTTPS actief staat en klik op Openen.
3. Log in met de gebruikersnaam en het wachtwoord uit de kaart.

Wijzig daarna het wachtwoord: open rechtsboven het gebruikersmenu, ga naar Mijn profiel en stel een nieuw wachtwoord in. De kaart Admin-login toont altijd het wachtwoord waarmee de app is gestart. Zodra je het in Paperless wijzigt, werkt het wachtwoord in de kaart niet meer. Bewaar het nieuwe dus in een wachtwoordmanager.

3. Documenten toevoegen

1. Klik op het dashboard op Nieuwe documenten uploaden of sleep bestanden op de pagina.
2. Paperless accepteert pdf- en afbeeldingsbestanden, zoals JPG en PNG.
3. Volg de voortgang in de meldingen. Paperless verwerkt één document tegelijk, dus een grote stapel duurt even.

Is een document klaar, dan verschijnt het onder Documenten en is de tekst doorzoekbaar.

Een bewaakte map is er hier niet: je voegt documenten toe via de webpagina of de mobiele app.

4. Documenten ordenen

Geef documenten een Tag, een Correspondent (van wie het komt) en een Documenttype. Paperless leert van je keuzes en stelt ze voor bij nieuwe documenten. Hoe meer je in het begin sorteert, hoe minder je later hoeft te doen.

5. De taal van de tekstherkenning

Het paneel start Paperless met Engelse tekstherkenning. Documenten in andere talen worden gewoon bewaard en zijn te vinden via titel en tags, maar hun tekst wordt het best gelezen in de juiste taal.

Om dat te wijzigen open je Configuratie in het Paperless-menu en stel je de OCR-taal in. Gangbare talen zoals Duits zijn ingebouwd. Voor andere, bijvoorbeeld Nederlands, installeert het paneel geen extra taalpakketten.

6. De mobiele app koppelen

1. Installeer een Paperless-app, bijvoorbeeld Paperless Mobile op Android of Swift Paperless op iPhone.
2. Vul het adres uit de kaart Toegang in, je gebruikersnaam en wachtwoord.
3. Scan of upload documenten rechtstreeks vanaf je telefoon.

7. Back-ups

De kaart Back-ups toont de back-ups van je Paperless-ngx. Het paneel maakt ze automatisch volgens een schema dat van je pakket afhangt, en elke back-up bevat je documenten en de database.

Klik op Back-up maken voordat je Paperless-ngx bijwerkt of iets groots wijzigt. Met Herstellen zet je een back-up terug. Dat overschrijft alles wat sinds de back-up is veranderd, en Paperless-ngx is offline tot het herstel klaar is.

Alle details staan in Een back-up van je app maken en herstellen.

8. Je eigen domein

1. Ga op de app-pagina naar de kaart Eigen domeinen en klik op Domein toevoegen.
2. Vul je domein in en volg de DNS-instructies die het paneel toont.
3. Wacht tot het domein als geverifieerd wordt getoond. HTTPS wordt voor je geregeld.

De app herstart daarna kort, en je eerste geverifieerde domein wordt het hoofdadres van je Paperless. Het oorspronkelijke adres uit de kaart Toegang blijft ook werken.

Alle stappen, inclusief de DNS-records, staan in Je eigen domein aan een app koppelen. Nog geen domein? Bekijk Een domein registreren.

Paperless-ngx up-to-date houden

Is er een nieuwe versie klaar, dan toont de app-pagina Update beschikbaar met een knop Bijwerken. Maak eerst een back-up en werk daarna bij.