Dokumentenarchiv mit Paperless-ngx hosten

Paperless-ngx macht aus deinem Stapel Briefe, Rechnungen und PDFs ein durchsuchbares Archiv. Du lädst ein Dokument hoch, Paperless liest den Text darauf (OCR), und später findest du es per Suche oder Tag. Diese Anleitung zeigt dir die Bestellung im Panel, den ersten Login, das Hochladen und Ordnen von Dokumenten, die Sprache der Texterkennung, die Mobil-Apps und was du zu Sicherungen und deiner eigenen Domain wissen solltest.

Was du bekommst

Das Panel richtet Paperless-ngx zusammen mit einer eigenen Datenbank und Speicher für deine Dokumente ein, gibt der App eine Adresse mit HTTPS und legt ein Admin-Konto für dich an. Du musst keinen Installer durchklicken.

1. Die App bestellen

Melde dich im Panel an, öffne Apps in der Seitenleiste und klicke auf App erstellen.
Wähle unter Vorlage Paperless-ngx aus. Du findest es unter Self-Hosted-Apps.
Wähle unter Paket ein Paket und stelle die Ressourcen mit den Reglern ein. Paperless braucht beim Lesen von Dokumenten Arbeitsspeicher, nimm also nicht die kleinste Einstellung, wenn du große Dateien scannst.
Trage unter Details den Anzeigename ein. Wenn ein Feld Version angezeigt wird, lass es auf Neueste (empfohlen).
Setze den Haken bei der Bestätigung, klicke auf App bereitstellen und bezahle.

Paperless-ngx richtet sich beim ersten Start selbst ein. Lädt die Seite nicht sofort, nachdem der Status Läuft zeigt, warte kurz und versuche es noch einmal.

2. Zum ersten Mal anmelden

Suche auf der App-Seite die Karte Admin-Login und klicke auf Anzeigen. Sie zeigt Benutzername (admin) und Passwort des Admin-Kontos, das das Panel angelegt hat.
Warte in der Karte Zugriff auf HTTPS aktiv und klicke auf Öffnen.
Melde dich mit Benutzername und Passwort aus der Karte an.

Ändere danach das Passwort: Öffne oben rechts das Benutzermenü, gehe zu Mein Profil und lege ein neues Passwort fest. Die Karte Admin-Login zeigt immer das Passwort, mit dem die App gestartet wurde. Sobald du es in Paperless änderst, funktioniert das in der Karte nicht mehr. Speichere das neue also in einem Passwortmanager.

3. Dokumente hinzufügen

Klicke im Dashboard auf Neue Dokumente hochladen oder ziehe Dateien auf die Seite.
Paperless nimmt PDF- und Bilddateien an, etwa JPG und PNG.
Verfolge den Fortschritt in den Benachrichtigungen. Paperless verarbeitet ein Dokument nach dem anderen, ein großer Stapel dauert also eine Weile.

Ist ein Dokument fertig, erscheint es unter Dokumente, und sein Text ist durchsuchbar.

Einen Überwachungsordner gibt es hier nicht: Du fügst Dokumente über die Webseite oder die Mobil-App hinzu.

4. Dokumente ordnen

Gib Dokumenten ein Tag, einen Korrespondenten (von wem es kommt) und einen Dokumenttyp. Paperless lernt aus deinen Entscheidungen und schlägt sie bei neuen Dokumenten vor. Je mehr du am Anfang sortierst, desto weniger musst du später tun.

5. Die Sprache der Texterkennung

Das Panel startet Paperless mit englischer Texterkennung. Dokumente in anderen Sprachen werden trotzdem gespeichert und sind über Titel und Tags auffindbar, ihr Text wird aber in der passenden Sprache am besten gelesen.

Zum Ändern öffnest du Konfiguration im Paperless-Menü und stellst die OCR-Sprache ein. Gängige Sprachen wie Deutsch sind eingebaut. Für andere, zum Beispiel Niederländisch, installiert das Panel keine zusätzlichen Sprachpakete.

6. Die Mobil-App verbinden

Installiere eine Paperless-App, zum Beispiel Paperless Mobile auf Android oder Swift Paperless auf dem iPhone.
Gib die Adresse aus der Karte Zugriff, deinen Benutzernamen und dein Passwort ein.
Scanne oder lade Dokumente direkt vom Handy hoch.

7. Sicherungen

Die Karte Sicherungen listet die Sicherungen deiner Paperless-ngx auf. Das Panel erstellt sie automatisch nach einem Zeitplan, der von deinem Paket abhängt, und jede Sicherung enthält deine Dokumente und die Datenbank.

Klicke auf Sicherung erstellen, bevor du Paperless-ngx aktualisierst oder etwas Größeres änderst. Mit Wiederherstellen spielst du eine Sicherung zurück. Das überschreibt alles, was sich seit der Sicherung geändert hat, und Paperless-ngx ist offline, bis die Wiederherstellung fertig ist.

Alle Details stehen in App sichern und wiederherstellen.

8. Deine eigene Domain

Gehe auf der App-Seite zur Karte Eigene Domains und klicke auf Domain hinzufügen.
Trage deine Domain ein und folge den DNS-Anweisungen, die das Panel anzeigt.
Warte, bis die Domain als verifiziert angezeigt wird. HTTPS wird für dich eingerichtet.

Die App startet dann kurz neu, und deine erste verifizierte Domain wird zur Hauptadresse deiner Paperless. Die ursprüngliche Adresse aus der Karte Zugriff funktioniert weiterhin.

Alle Schritte samt DNS-Records stehen in Eigene Domain mit einer App verbinden. Noch keine Domain? Sieh dir Domain registrieren an.

Paperless-ngx aktuell halten

Ist eine neue Version bereit, zeigt die App-Seite Update verfügbar mit einem Button Aktualisieren. Erstelle zuerst eine Sicherung und aktualisiere dann.